Nội Dung
Như trong hầu hết các tổ chức kinh doanh, quản lý thu mua liên quan đến con người, quy trình và công nghệ. Vậy thu mua là gì? Thu mua liên quan đến việc tìm nguồn cung ứng, thanh toán và phân phối hàng hóa, dịch vụ mà một công ty cần trong hoạt động sản xuất và quản lý kinh doanh của mình để tạo ra lợi nhuận như thế nào, cùng xem bài viết dưới nhé.
Thu mua bao gồm các hoạt động thu thập hoặc mua hàng hóa và dịch vụ. Quá trình này bao gồm việc chuẩn bị và xem xét nhu cầu cũng như việc tiếp nhận và thanh toán. Nó thường liên quan đến:
(1) Lập kế hoạch mua,
(2) Xác định các tiêu chuẩn,
(3) Nghiên cứu và lựa chọn nhà cung cấp,
(4) Phân tích giá trị,
(5) Tài chính,
(6) Đàm phán giá cả,
(7) Mua hàng,
(8) Quản lý hợp đồng cung cấp,
(9) Kiểm soát hàng tồn kho,
(10) Thanh toán và các chức năng khác có liên quan.
Quy trình thu mua thường là một phần của chiến lược công ty, bởi vì khả năng thu mua nguyên vật liệu sẽ quyết định sự thành bại của các hoạt động khác. Một doanh nghiệp không thể tồn tại nếu giá thu mua đầu vào cao hơn lợi nhuận bán ra, làm cho việc bán sản phẩm trở nên phi thực tế.
Tổ chức của một bộ phận thu mua điển hình bao gồm: giám đốc thu mua, nhân viên thu mua và nhân viên hành chính. Giám đốc thu mua sẽ là người chịu trách nhiệm quản lý việc thu mua hàng hóa. Nhân viên thu mua và nhân viên hành chính là người trợ giúp, làm việc dưới quyền của Giám đốc thu mua.
Có nhiệm vụ đảm bảo nhà cung cấp cung ứng các đơn hàng phù hợp cho các nhu cầu của công ty theo, đúng theo các điều khoản và thỏa thuận giao dịch với một mức giá hợp lý.
Nhân viên hành chính đảm nhận các công việc cơ bản hơn trong bộ phận thu mua như thực hiện xử lý tất cả các văn bản, hồ sơ theo yêu cầu, sắp xếp các cuộc họp, trợ giúp về các vấn đề trong thu mua, đánh giá và thống kê hàng tồn trữ,…
Qui trình thu mua thường bắt đầu từ một nhu cầu hoặc một yêu cầu cụ thể (có thể là yêu cầu về hàng tồn trữ hoặc yêu cầu về dịch vụ).
Một trong những nguyên tắc cơ bản của thu mua là hàng hóa phải được mua tại mức giá tốt nhất với những điều kiện tốt nhất để tạo ra lợi nhuận tốt nhất cho công ty. Và một trong những phương tiện trợ giúp cho việc quản lý bộ phận thu mua của bạn là các số liệu phân tích thu mua. Những số liệu này có thể được lập dựa trên nhu cầu cụ thể của công ty bạn
Một trong những phương pháp được sử dụng để đảm bảo quản lý thu mua hàng ngày tốt là việc sử dụng các quy tắc và thủ tục có sẵn để hạn chế các đơn đặt mua hàng và yêu cầu mua hàng. Các đơn đặt mua hàng được sử dụng để mua hàng với một nhà cung cấp đã thỏa thuận. Yêu cầu mua hàng được đưa ra bởi nhân sự trong công ty (không thuộc bộ phận thu mua) khi họ cần một loại sản phẩm cụ thể nào đó cho mục đích bảo dưỡng hoặc nhằm làm tăng nguồn hàng trong những tình huống bất thường.
Đã có một số xu hướng thu mua trong vài năm gần đây. Hai trong số những xu hướng quan trọng nhất là JIT (Just In Time) và e-procurement.
JIT bắt đầu xuất hiện tại Nhật Bản vào những năm 90, nó là sự sắp đặt thu mua hàng hóa sao cho lượng hàng hóa đó được sử dụng một cách tức thời, tránh tồn đọng không cần thiết. Trong những năm 2000 thì xu hướng e-procurement trở nên phổ biến hơn nhờ vào sự phát triển mạnh mẽ và thịnh hành của sức mạnh công nghệ thông tin và an ninh mạng.
Xác định được tầm quan trọng của bộ phận quản lý thu mua, công ty bạn liệu có nên xác định một quy trình quản lý thu mua có hiệu quả.
Hy vọng những kiến thức thu mua là gì? chúng tôi đem lại thông qua bài viết sẽ giúp ích cho bạn đọc.