Các loại Invoice trong xuất nhập khẩu

Invoice là hóa đơn, một từ ngữ rất thông dụng trong ngành xuất nhập khẩu. Vậy cụ thể khái niệm của invoice là gì, các loại invoice trong xuất nhập khẩu, sự khác biệt giữa các loại invoice như Proforma Invoice, Commercail Invoice, Shipping invoice… là gì. Hãy cùng nhau tìm hiểu nhé

Khái niệm về Invoice?

Trong ngành xuất nhập khẩu, Invoice được hiểu là hóa đơn, một chứng từ quan trọng trong quá trình trao đổi mua bán hàng hóa. Điều đặc biệt ở Invoice của ngành Xuất nhập khẩu là hóa đơn bán hàng được trực tiếp người bán hàng  lập theo form, phù hợp với thông tin mặt hàng mình bán, không phải tuân thủ theo những mục của  form của Chi Cục Thuế hay cơ quan Nhà nước của bên quốc gia nào cả, đặc biệt khác hoàn toàn với hóa đơn bán hàng trong nước.

Thông tin trên Invoice bao gồm đầy đủ:  Nội dung về số hóa đơn,  ngày hóa đơn, người bán, người mua, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá, và tổng số tiền. Hóa đơn này thực sự có vai trò quan trọng trong quá trình trao đổi hàng hóa, thực hiện thành công quá trình xuất nhập khẩu, nếu như không có hóa đơn này, hoạt động xuất – nhập khẩu hàng hóa coi như chưa bắt đầu được, chứ đừng nói đến tiến hành. Và những ai đã làm việc trong ngành Xuất- Nhập khẩu sẽ biết đến tầm quan trọng của hóa đơn Invoice trong quá trình thanh toán, đóng thuế, khai Hải quan.

Các loại Invoice thông dụng trong xuất nhập khẩu

Gồm hai loại Invoice chủ yếu và được chia thành : Proforma invoice và Commercial Invoice với việc phân chia sử dụng thật rõ:

Proforma Invoice – các loại invoice

khi hai bên đối tác cần trao đổi hàng hóa và tiến hành thỏa thuận mức giá phù hợp , đồng thuận giữa người mua và người bán về giá bán của sản phẩm. Sau khi thỏa thuận phù hợp, người bán đồng ý bán và người mua đồng ý mua sản phẩm với giá đó, thì người bán sẽ gửi  báo giá thông qua Proforma Invoice đến người mua, và người mua mới định mức được giá của cả lô hàng.

Hóa đơn Proforma Invoice còn được nhiều tham gia mua bán gọi với cái tên, hóa đơn chiếu lệ, đúng theo tên gọi, hóa đơn không phải dùng để thanh toán, như một hình thức thông báo về giá cả, và hoàn toàn có thể thay đổi khi cả hai bên không đồng ý, chấp thuận giá cả.

Commercial Invoice – các loại invoice

Khi hai bên mua- bán đã đồng ý chắc chắn về giá cả của sản phẩm, và tiến hành ký hợp đồng ngoại thương và người bán giao hàng cho người mua và phải làm thủ tục thanh toán thông qua hóa đơn Commercial Invoice- hóa đơn thương mại có giá trị pháp lý và giá trị thanh toán giữa hai bên người mua- bán. Hóa đơn này thực sự có vị trí quan trọng và khó có thể thay đổi được bởi đây là hóa đơn được bên Hải quan, cơ quan Thuế sử dụng để xác định giá trị hóa đơn, tiến hành nộp thuế và khai quan điện tử.

Cùng tìm hiểu những thông tin chi tiết về hai dạng hóa đơn để thực hiện những quy trình chuẩn bị của quá trình Xuất- nhập khẩu hàng hóa, thực hiện thành công hàng hóa trao đổi, đảm bảo thuận mua vừa bán.

Hóa đơn Proforma- PI- Hóa đơn chiếu lệ

Như đã tìm hiểu ở trên, hóa đơn PI được lập ra khi người mua gửi đơn đặt hàng ( Purchase Order – PO)  cho người bán, sau khi nhận được thông tin về đơn gửi, người bán tiến hành gửi hóa đơn chiếu lệ PI cho người mua để người mua chấp thuận với giá cả và thanh toán cho một phần để đặt cọc hàng, hoặc có thể thanh toán 100% với mức thanh toán có thể chi trả.

Hợp đồng Proforma có thể để hai bên mua – bán cũng ký tên và không xác định thời điểm phát hành, thông thường là gửi trước khi giao hàng hóa lên tàu.

• Nội dung cần thiết phải có của Proforma Invoice, dù cho người bán hàng tự lập nhưng đủ các thông tin:
• Seller bao gồm: tên, địa chỉ,  tel,  fax người bán
• Buyer bao gồm: tên, địa chỉ, tel, fax người mua
• Số và ngày PI: hiểu đơn giản là số của hóa đơn chiếu lệ.
• Payment: đề bạt khả năng thanh toán, điều kiện thanh toán phù hợp với người mua, và mong muốn của người bán, được ký hiệu như ( By T/T, 100 %Advance)- để thanh toán 100% giá của lô hàng hay ( By T/T, 30% Advance, 70% against of copyshipping docs…) được hiểu là đặt cọc 30% còn 70% gửi theo chứng từ , đồng thời đính kèm thông tin về ngân hàng, tài khoản ngân hàng để thực hiện thanh toán cho người mua.
• Port of loading: Cảng Việt Nam, với thuận lợi đường bờ biển như ở Việt Nam, có rất nhiều các cảng, dễ dàng thực hiện bốc hàng trải dài từ Bắc và Nam  như Hải Phòng port, Hồ Chí Minh Port…
• Port of Destinatiom: Cảng đến, phụ thuộc vào quốc gia thực hiện trao đổi mua – bán, xuất – nhập khẩu hàng hóa trên khắp thể giới.
• ETA: Ngày dự kiến hàng đến, ( Estimates  Time Arrival)
• Các thông tin liên quan về hàng hóa:  Mô tả sản phẩm bao gồm chất lượng, màu sắc, … và số lượng hàng hóa, đơn giá và tổng tiền, càng chi tiết, càng chắc chắn về hàng hóa nhận được.
• Việc thay đổi thêm hoặc bớt một số thông tin tùy thuộc vào loại hàng hóa, và người bán hàng.

Phân biệt khác nhau giữa Proforma Invoice và Commercial Invoice

Khi các bạn đọc đến đây, mình tin rằng bạn đã hiểu được chức năng của từng loại invoice. Về mặt hình thức giữa Proforma Invoice và Commercial Invoice các thông tin gần như giống nhau. Nhưng tại sao lại chia ra thành 2 loại trên. Mình sẽ nói về sự khác nhau của chúng như sau:

Về thời điểm phát hành của 2 loại: Không phải toàn bộ nhưng hầu hết Proforma Invoice (PI) được phát hành trước khi hàng đã được gởi, còn Commercial Inovoice (CI) phát hành để tiến hành thanh toán sau khi hàng đã được giao lên tàu.

Về nội dung: Gần như cả 2 loại có nhiều thông tin giống nhau. Tuy nhiên Commercail Invoice (CI) đầy đủ và chính xác, không thể sửa chữa. Còn Profoma Invoice bạn có thể sửa được.

Về pháp lý: CI mang tính pháp lý cao hơn, là 1 giấy tờ cam kết trước pháp luật. Còn PI chỉ là một sự thỏa thuận chưa chính thức.

Trong kế toán công ty: CI được dùng trong việc hạch toán kế toán của công ty, còn PI không có chức năng này.

Lưu ý: trong quá trình sử dụng chúng ta thường nói tóm gọn “hóa đơn” thì được hiểu là loại Commercial Invoice. Nhưng các bạn cần phải nói theo từ chuyên ngành là hóa đơn thương mại. Vì từ hóa đơn rất rộng và có nhiều loại. Trong thức tế nếu hải quan cần hợp đồng thương mại đôi khi người ta có thể trình Proforma Invoice.

Một số lỗi thường gặp khi lập hóa đơn thương mại

Mặc dù trách nhiệm lập inovoice là của người bán, nhưng khi làm thủ tục hải quan để thông quan hàng hóa, người mua có trách nhiệm giải trình về những thông tin cho cơ quan hải quan. Một số lỗi mà trong hóa đơn thương mại bị thiếu như:

• Không thể hiện điều kiện giao hàng trong incoterms, tên cảng xuất, cảng nhập.
• Một số thông tin về tên hàng khi không đúng như hợp đồng hay packing list, gộp quá nhiều mặt hàng vào chung 1 loại.
• Người bán có chiết khấu cho người mua nhưng trên hóa đơn không ghi chiết khấu mà chỉ thể hiện giá trị hóa đơn tổng.

Hy vọng qua bài viết này, các bạn có được một cái nhìn tổng quan về các loại invoice trong xuất nhập khẩu nhanh chóng làm quen cũng như hiểu rõ về nó.