Nội Dung
Tiêu chuẩn 5S là một khái niệm quen thuộc được áp dụng trong nhiều môi trường làm việc khác nhau. Từ văn phòng, công ty, công trường cho đến nhà xưởng, nhà kho,…
Áp dụng tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho giúp công việc hiệu quả hơn, năng suất cao hơn, hạn chế các sai sót, tiết kiệm thời gian và công sức cho việc quản lý cũng như kiểm soát hoạt động của từng nhân viên.
Vậy tiêu chuẩn 5S là gì? Quy định thực hiện 5S ra sau? Thực hiện 5S tại nơi làm việc như thế nào? Tất tần tật các thông tin về phương pháp thực hiện 5S trong quản lý kho, sẽ được đề cập trong bài viết dưới đây.
Giới thiệu về tiêu chuẩn 5S
5S là nền tảng cơ bản để thực hiện hệ thống đảm bảo chất lượng. Xuất phát từ quan điểm, nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn.
5S giải quyết vấn đề tâm lý, cải thiện điều kiện lao động và không khí làm việc trong tập thể, hoàn thiện môi trường làm việc. 5S là một phương pháp cải tiến đơn giản, dễ hiểu, thực hiện dễ dàng và chi phí thực hiện ít tốn kém, nhưng rất hiệu quả trong việc huy động nhân lực là nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả và làm giảm lãng phí.
Lợi ích của tiêu chuẩn 5S mang lại
- Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn.
- Tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến
- Mọi người trở nên có kỷ luật hơn.
- Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc
- Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn.
- Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp của mình.
- Đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn.
Mục tiêu chính của tiêu chuẩn 5S là gì ?
5S là một phương pháp rất hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất doanh nghiệp.
Mục tiêu chính của chương trình 5S bao gồm:
- Xây dựng ý thức cải tiến cho mọi người tại nơi làm việc.
- Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người
- Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt động thực tế.
- Xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến.
- Loại trừ các vật dụng không cần thiết, chỗ làm việc sạch sẽ và được tổ chức tốt.
- Tiết kiệm, tránh lãng phí thời gian, công sức.
- Xây dựng môi trường làm việc an toàn, sạch sẽ.
- Tăng cường hiệu quả công việc, hạn chế sai sót.
- Cải tiến liên tục chất lượng công việc và chất lượng sản phẩm.
- Nâng cao ý thức, trách nhiệm, đạo đức của nhân viên.
- Nâng cao sự hiểu biết lẫn nhau giữa các nhân viên, tăng cường tinh thần làm việc đội, nhóm.
Ý nghĩa của hoạt động 5S
- Đảm bảo sức khoẻ của nhân viên
- Dễ dàng, thuận lợi, tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc
- Tạo tinh thần làm việc và bầu không khí cởi mở
- Nâng cao chất lượng cuộc sống
- Nâng cao năng suất
Cách ứng dụng tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho hàng
1. Seri (Sàng lọc)
Đây là yêu cầu đầu tiên của Quy tắc 5s trong vận hành kho hàng. Bất kỳ hàng hóa nào đưa vào kho hàng đều phải được xem xét kỹ lưỡng và phân loại rõ ràng, đưa vào các khu vực hợp lý.
Đồng thời, loại bỏ các thiết bị, máy móc, hàng hóa, vật dụng,… không thực sự cần thiết ra khỏi kho. Áp dụng tiêu chuẩn 5s trong quản lý kho yêu cầu phải kiểm tra cẩn thận, thực hiện dứt khoát, nên có thể loại bỏ hoàn toàn hoặc chuyển sang các bộ phận phù hợp.
Bạn có thể tổ chức cuộc họp, kêu gọi mọi người đóng góp những khẩu hiệu 5S hay trong công ty. Đề cao mục đích của 5S, nguyên tắc 5S trong văn phòng và kể cả tiêu chuẩn 5S trong văn phòng, để tất cả mọi người cùng thống nhất, hiểu rõ các bước thực hiện 5S.
Bạn có nghe tới “Lối sống tối giản” của người Nhật? Cách thực hiện 5S trong sản xuất cũng là biểu hiện rõ về việc tinh giản không gian làm việc, loại bỏ những thao tác thừa của công nhân, cũng như chỉ giữ lại những thứ thực sự cần thiết trong sản xuất.
Sàng lọc tốt ngay từ đầu sẽ giúp cho các “S” còn lại được tiến hành dễ dàng hơn. Giải quyết được những khó khăn khi áp dụng 5S từ bước đầu tiên.
Việc sàng lọc kho hàng nên được thực hiện định kỳ. Tần suất gợi ý nên là 1-3 tháng/lần tùy kích thước cũng như tính chất hoạt động của kho hàng.
2. Seiton (Sắp xếp)
Hướng dẫn thực hiện 5 S trong “S” thứ 2 chỉ rõ các tiêu chí: Dễ Tìm – Dễ Thấy – Dễ Lấy – Dễ Kiểm Tra – Dễ Trả Lại. Điều này áp dụng cho mọi thứ xuất hiện trong kho, từ sản phẩm hàng hóa cho tới dụng cụ hoạt động.
Tức mọi thứ cần được đặt để tại chính xác vị trí của nó, hàng hóa sắp xếp ngay ngắn theo đúng nguyên tắc để khi cần có thể tiếp cận một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất.
Ví dụ như: Hàng nặng đặt phía dưới, hàng nhẹ đặt phía trên. Hàng nhập trước, hàng có hạn dùng ngắn hơn sẽ ưu tiên để phía ngoài để xuất trước
Trong kho hàng, nên bố trí thêm các bảng tiêu chuẩn 5S chỉ dẫn, mẫu kế hoạch thực hiện 5S đánh dấu khu vực, dán nhãn sản phẩm để Quy tắc 5s trong vận hành kho hàng được thực hiện triệt để.
3. Seiko (Sạch sẽ)
Tiêu chí Sạch Sẽ trong tiêu chuẩn 5S, đề cao tầm quan trọng của vấn đề vệ sinh không gian làm việc. Một nơi làm việc bừa bộn, đầy bụi bẩn, mọi vật đặt để lung tung không chỉ làm mất nhiều thời gian tìm kiếm, mà còn khiến nhân viên cảm thấy khó chịu, mệt mỏi, giảm năng suất hoạt động.
Đặc biệt, đối với môi trường đặc thù như kho hàng (có rất nhiều hàng hóa), càng bắt buộc phải sạch sẽ gọn gàng, đảm bảo điều kiện bảo quản hàng hóa an toàn.
Do đó, áp dụng hệ thống 5S trong quản lý nhà xưởng, thủ kho cần lên kế hoạch tổng quét dọn kho hàng định kỳ (bao gồm vệ sinh trong và xung quanh kho), đưa ra các quy định giữ vệ sinh chung để nhân viên kho tuân thủ.
Đồng thời, khi triển khai 5S trong sản xuất, cần lưu ý vệ sinh và bảo dưỡng các máy móc, dụng cụ, thiết bị,…để tăng tuổi thọ của chúng và năng suất làm việc.
Kho hàng sạch sẽ cũng sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn tăng thêm một điểm cộng trong mắt đối tác và khách hàng. Điều này thật tuyệt vời!
4. Seiketsu (Săn sóc)
SEIKETSU – Săn Sóc đóng vai trò rất quan trọng trong kế hoạch đánh giá 5S, đấy là việc đảm bảo duy trì mức độ hiệu quả của 3S vừa nêu trên. Nói cách khác, đây là bước chuẩn hóa và giám sát 3S còn lại.
Tại tiêu chuẩn này, chủ kho hàng cần lập ra các quy định thực hiện 5S cụ thể, để mỗi nhân viên kho nắm rõ trách nhiệm của mình và trách nhiệm chung đối với kho hàng.
Đồng thời, cũng có thể tổ chức các cuộc thi, dành tặng các phần thưởng cho những cá nhân thực hành tốt. Mục đích áp dụng tiêu chuẩn 5S nhằm hướng đến xây dựng một kho hàng sạch sẽ, ngăn nắp, ý thức của mỗi cá nhân được rèn giũa mang đến tác phong làm việc chuyên nghiệp, đúng quy trình.
Không chỉ nhân viên, mà từ các cấp quản lý, lãnh đạo đều phải tuân thủ nghiêm túc để làm gương và tạo nên một hệ thống thống nhất, cùng phát triển.
5. Shitsuke (Sẵn sàng)
Nếu các quy định được đưa ra mà bản thân nhân viên làm theo một cách đối phó, không có tinh thần hưởng ứng nghiêm túc, sẽ chỉ mang đến hiệu quả nhất thời, không có tính bền vững, ổn định.
Yếu tố cuối cùng của hệ thống 5s trong quản lý nhà xưởng – SHITSUKE – đặt ra yêu cầu với mỗi cá nhân. Đó là tinh thần tuân thủ các quy định, sẵn sàng thực hiện các nhiệm vụ một cách tự giác, có trách nhiệm.
Chức năng, nhiệm vụ của Ban 5S hãy khơi dậy ý thức trong mỗi nhân viên kho rằng “đây là công việc của mình”, “đây là nơi mình gắn bó”, “máy móc phục mình”, “những sản phẩm mình tạo ra”, “vai trò quan trọng của mình đối với công việc trong kho hàng”,….để họ làm việc với sự cống hiến cao nhất.
Tiêu chuẩn 5S có triết lý đơn giản, có thể ứng dụng vào mọi ngành nghề, mọi lĩnh vực. Áp dụng thành công tiêu chuẩn 5S sẽ mang đến những thay đổi kỳ diệu cho doanh nghiệp của bạn.
Nhược điểm của mô hình 5S là tốn thời gian ngay từ bước đầu tiên. Vì cơ sở để thực hiện 5S tại nơi làm việc buộc nhân viên phải thay đổi thói quen thao tác trong công việc của mình.
Nhưng khi đã hiểu rõ lợi ích của việc áp dụng 5s, sẽ tạo nên một dây chuyền, mà ở đó các yếu tố “S” tác động lẫn nhau tạo thành một chu trình tròn vẹn.
Tiêu chuẩn 5S hình thành một môi trường làm việc ngăn nắp sạch sẽ, an toàn, tập thể thân thiện cởi mở; tổ chức tốt; năng suất tốt; có những người đồng nghiệp tuyệt vời,… Điều này sẽ giúp nhân viên có tinh thần làm việc thoải mái, thêm tự hào về công việc của mình, công ty của mình, từ đó cống hiến nhiều hơn và gắn bó lâu dài hơn.
